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臺中花博長達173天的展期,分散於四大展區,動用了熱情有勁的2萬名志工,在臺灣志工人力運用史上寫下新頁,這項屬於艱鉅但卻能順利推動的成功經驗,讓各界非常好奇,臺中市政府社會局是如何運用了通天本領完成這不可能的任務? 



臺中花博分別由外埔園區、后里森林園區、后里馬場園區與葫蘆墩公園四大園區組成,各區特色不同,志工的管理運用其複雜度及困難度大為提升。排班方面,平日四大園區二班次志工,共需運用600人次志工,假日三班次增至800人次,這樣的分區人力管理及龐大的人力運用,再加上遇到元旦、農曆新年、二二八及清明連假,非但沒有任何一個園區唱空城計,排班率還幾乎達百分百,服勤率高達百分之九十五,排班名額甚至用秒殺來形容也不為過。

 早在臺中花博活動開始2年前,社會局就聘請曾經舉辦大型活動經驗的人士擔任諮詢顧問,廣泛提供活動舉辦中面臨的各類問題,並檢視臺中花博的特性,俾預先掌握成敗的訣竅(know how)而得以順利開展。

 

臺中花博志工人力運用策略大揭密如下

招募策略-團隊為主,個人為輔:

臺中花博在志工人力招募時,即打出團隊報名為主,個人報名為輔的口號,10人以上即可組隊,促使在地志工團隊再組花博志工隊,加上號召企業志工,成功招募了508組團隊,團隊成員佔了報名人數2萬2千名志工的9成,磁吸力可謂非常強大。

管理策略-自己的團隊自己管,省時省力:

花博志工排班、管理及宣導等,均由各團隊負責;在原先的志願服務運用模式下,臺中市政府各局處管理各自花博團隊,局處瞭解志工,志工熟悉局處,運用過程能讓志工更有凝聚力。

分工及整合策略-志工分八大組,由九個局處各自負責但橫向聯結:

市府將志工人力依工作內容分成八大組,社會局(客服組)、交通局(交通組)、教育局(導覽組)、文化局(展演組)、衛生局(衛生組)、民政局(指引組)、環保局(環保組)、消防局(安全組),其中運動局(親善大使)納入客服組。

謙卑策略-逐一拜訪展現誠意:

臺中市政府各局處,逐一拜訪有意加入花博志工團隊主要負責幹部,並針對交通接駁、受訓、排班、志工福利等議題逐一說明,趁機也帶回各團隊提出的問題及疑慮,由社會局面對、分析問題不斷地因應改進,讓團隊強烈感受「同在一條船上」的團隊精神。

與志工有約策略-花博志工需服勤滿60小時的約定奏效:

市府招募花博志工及受訓時,即約定需服勤60小時始同意報名加入花博志工行列的約定,當時曾有人懷疑,這樣約定誰敢加入?誰會信守?但事實證明,志工服勤後,愈發感受服勤的成就感及光榮感,不僅踴躍加入,且大多數把60小時的服勤當成承諾及信念,互相感染之下,此策略也就因此奏效。



志工維繫策略-多管齊下凝聚向心力

1.善用網路社群:為了維繫志工向心力,社會局成立HOPE125line@,定期發送相關花博資訊、團隊及志工介紹;成立花博FB粉絲頁,讓志工臉書和花博的粉絲頁聯結。

2.即時獎勵表揚:社會局每月舉辦即時獎勵表揚活動,以服務60小時為表揚第一階段,每增加40小時晉階1階段,最高為300小時第7階段,每階段均有表揚徽章,並以不同顏色區分,彰顯榮耀感。

3.設立志工加油打氣團:各園區志工中心加油打氣團人力為志工預備人力,不僅可補臨時缺班的人力,人力充足時,又可化身志工的志工,逐一到各點位為服勤的志工們加油打氣,四園區還彼此競爭想點子,合影留念的照片也成為志工line給親友或發佈臉書的光榮及美麗的回憶。

臺中花博志工人力運用的成功經驗難能可貴,臺中市政府表明這難得的實戰經驗「大戰場」屬於公共財樂於與全臺各縣市分享,也非常樂見成功的經驗能繼續傳承下去,讓未來國際大型活動,不管在哪一個縣市舉辦,都能愈發精彩,共創臺灣的光榮與驕傲!(臺中市政府社會局 廣告)